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17 ferramentas para gerenciar um espaço de coworking
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17 ferramentas para gerenciar um espaço de coworking

by Cadu de Castro Alves21/01/2013

PAX Coworking

Este é um guest post, um texto escrito por um convidado do Movebla. Se você tem algum texto que acha interessante para publicar por aqui, basta entrar em contato e falamos sobre. Enjoy it! =)

Gerenciar um espaço de coworking requer a execução de diversas atividades, como contato e relacionamento com clientes, envio de propostas comerciais, confecção de contratos, agendamento de visitas e compromissos, pesquisas de opinião, publicidade online, gestão financeira, envio de e-mail marketing, gestão de mídias sociais, dentre muitas outras.

Já experimentei diversas ferramentas online, gratuitas e pagas. Sempre buscando as melhores opções para gestão da empresa, visando a facilidade de uso, integração, colaboração e produtividade.

Confira na lista abaixo, as ferramentas que eu utilizo diariamente:

1. Gmail + Rapportive (Grátis)

Através do Google Apps, é possível utilizar o Gmail (e todos os outros serviços do Google) usando o endereço de e-mail voce@suaempresa.com.br. Integrado a ele, há o Google Contatos, onde é possível gerenciar todos os dados de contato de seus clientes, parceiros e fornecedores.

Para dar um belo upgrade na experiência de uso do Gmail, eu utilizo o Rapportive, uma extensão que exibe informações adicionais sobre as pessoas que fazem contato com você, como links para perfis no Facebook, Twitter e LinkedIn. Ela é muito útil quando você recebe e-mails de pessoas desconhecidas, como novos clientes, pois permite que você descubra mais informações sobre a pessoa antes mesmo de respondê-la. O Rapportive pode ser instalado nos navegadores Chrome, Firefox e Safari.

2. Google Docs/Drive (Grátis)

Google Docs funciona como editor de textos (como o Microsoft Word) e disco virtual, simultaneamente. Eu o utilizo para criar, armazenar e enviar todas as propostas comerciais, contratos e documentos da empresa. É possível criar modelos para cada tipo de documento, o que te dará uma grande agilidade na hora de criar novas propostas ou contratos. Como tudo está armazenado na nuvem, os documentos ficam acessíveis de qualquer lugar, inclusive de seu tablet ou celular, além de ser possível compartilhá-los com toda a sua equipe.

Há poucos meses, passou a se chamar Google Drive, um disco virtual que permite que você armazene vários tipos de arquivos, como documentos, imagens, planilhas e apresentações. Oferece 5gb de espaço gratuitamente.

3. Google Spreadsheets (Grátis)

Similar ao Microsoft Excel, ele permite criar planilhas para os mais variados fins: controles de acesso e impressões, gestão financeira e controle de inventário. Também serve como um simples banco de dados.

4. Google Forms (Grátis)

Como o próprio nome sugere, permite criar formulários de todos os tipos: formulário de contato para colocar em seu website, cadastro de clientes, pesquisas de opinião, inscrição de eventos gratuitos etc. A interface de criação é muito intuitiva e os dados ficam armazenados em planilhas do Google Spreasheets, que como mencionei acima, fazem a função de um banco de dados simples.

5. Google Agenda (Grátis)

Excelente ferramenta para agendamento de visitas de clientes e controle de reservas de serviços, como salas de reuniões, estações de trabalho e salas de treinamento. Você pode utilizá-la, também, para publicar sua agenda de eventos e disponibilizá-la em seu website para que seus clientes e visitantes fiquem por dentro de tudo o que vai rolar em seu espaço.

6. Google Analytics (Grátis)

Ferramenta utilizada para monitorar as visitas de seu website. Exibe dezenas de informações sobre as visitas, como quantidade, origem do tráfego, quantidade de visitantes novos e recorrentes, além de ser possível integrá-lo com suas campanhas do Google Adwords.

Um recurso muito interessante no Analytics são as Conversões, onde é possível mapear os caminhos de seus visitantes até determinados objetivos que você deseja que eles alcancem, como cadastro em sua newsletter, compra de um produto ou serviço ou baixar um arquivo de seu site.

7. Google Adwords (Pago para publicar anúncios)

Como diz o ditado popular, propaganda é a alma do negócio. O Google, por ser o melhor site de busca do mundo, é um dos principais canais para procura de produtos ou serviços, atraindo um número enorme de visitantes diariamente. Consequentemente, é um ótimo local para divulgar seus serviços.

No Adwords, você poderá comprar palavras-chave simples (por exemplo, coworking) ou compostas (por exemplo: espaço de coworking rio de janeiro). Dependendo do valor que você estiver pagando por esses termos, seu anúncio aparecerá no topo da busca ou na lateral, com um destaque que poderá fazer com que o visitante chegue ao seu site.

8. Dropbox (Grátis até 16GB)

Essa é uma das minhas ferramentas favoritas. Serve para armazenar e compartilhar arquivos de todos os tipos: músicas, fotos, vídeos, documentos, planilhas, apresentações e o que mais você imaginar. O grande barato do Dropbox é que você pode manter os arquivos em sincronia em diversos dispositivos, mesmo que o sistema operacional seja diferente.

Devido a grande quantidade de espaço gratuito (16gb), o Dropbox pode (e deve!) ser utilizado para backup de arquivos. Por apenas US$ 9,99 por mês, você aumenta seu disco para 100gb!

9. Granatum (Pago)

Gestão financeira é uma das atividades mais importantes de uma empresa, se não a mais importante. Com o Granatum, é possível fazer a gestão de seu fluxo de caixa, controlar metas e emitir relatórios com muita facilidade. Com seus dados nas nuvens, você tem acesso às informações de qualquer lugar, a qualquer hora. Um vez, precisei emitir um relatório de receitas dos últimos 3 meses para apresentar para um investidor. Levei menos de 1 minuto para fazê-lo, com pouquíssimos cliques, gerando um documento em PDF com todas as informações claras, organizadas e com uma bela formatação!

10. Cobre Grátis (Grátis para até 10 clientes)

No Brasil, ainda há muitas pessoas que preferem pagar suas contas via boleto bancário. No BeesOffice, mais de 80% de nossos clientes pagam suas mensalidades via boleto bancário. Para as empresas, é uma opção interessante, visto que é fácil de gerenciar. Normalmente, os bancos oferecem uma ferramenta para isso, mas eu, que sou cliente do Banco Itaú, acho a interface e a experiência do sistema que eles oferecem muito ruim!

Felizmente, existe o Cobre Grátis, onde é possível personalizar seu boleto com a marca e informações de sua empresa, além de gerenciar clientes e cobranças, enviar os boletos por e-mail, controlar boletos pagos e em aberto, duplicar boletos, dentre muitas outras coisas.

Uma das melhores funcionalidades para espaços de coworking é a gestão de assinaturas. Vamos supor que você tenha clientes assinantes de um plano mensal que custa R$ 59,90. Com essa funcionalidade, você cadastra o valor do boleto, data de vencimento e período de envio da cobrança (ex.: semanal, mensal, trimestral etc). Pronto! Cada vez que a data de vencimento se aproximar, o Cobre Grátis envia o boleto automaticamente para o e-mail de seu cliente. Sua única preocupação é checar se o boleto foi pago para dar baixa no sistema.

Por falar nisso, também é possível automatizar o processo de baixa de boletos liquidados. Basta importar o arquivo de retorno do banco (CNAB) para efetuar a baixa de todos os boletos, de uma só vez, o que é muito útil quando se tem muitos clientes!

11. CC Fácil (Pago)

Infelizmente, nenhuma empresa está livre de pessoas oportunistas e mal intencionadas. Uma das maneiras de se resguardar é fazendo uma análise da situação cadastral dos seus potenciais clientes junto a órgãos como SPC e Serasa. Com o CC Fácil, é possível verificar, por exemplo, se seu futuro cliente tem dívidas, em quais empresas ele tem participação societária ou mesmo se há cheques sem fundo ou protestos em seu nome. Às vezes, é melhor rejeitar um cliente do que ter que lidar com essas dores de cabeça.

12. Producteev (Grátis para até 2 usuários por área de trabalho)

Qualquer atividade que você e seus colaboradores realizam diariamente é uma tarefa. Na maioria dos casos, elas possuem um deadline e precisam ser acompanhadas bem de perto. Com o Producteev, você pode listar todas as tarefas de sua empresa, inclusive as recorrentes (contas a pagar e a receber, por exemplo), delegá-las aos seus colaboradores e fazer todo o acompanhamento em apenas um local. Na conta gratuita, o Producteev permite até dois usuários por área de trabalho.

No meu caso, eu criei uma área de trabalho para cada projeto ou situação, como BeesOffice, Geeks On Beer ou Estudos. Então, eu adiciono as tarefas de acordo com cada contexto. Utilizo-o, também, como um banco de dados de ideias de artigos e dicas para o Tudo Sobre Coworking. Cada ideia é cadastrada como uma tarefa e os tópicos gerais, são registrados como sub-tarefas. Este artigo, por exemplo, foi todo estruturado dessa maneira. =)

13. Eventick (Grátis para eventos gratuitos)

O Eventick é uma startup da cidade do Recife. Eles oferecem um sistema bem completo de gestão de eventos, que permite a publicação de todas as informações de seu evento, como data e hora, local e vídeos, integração com PagSeguro para recebimento de pagamentos de inscrições, aplicativo para celular ou tablet para controle do credenciamente e até uma pequena rede social para que os participantes de seu evento possam se conhecer e se conectar.

14. WordPress (Grátis)

Sou um early adopter do WordPress, utilizando-o desde a versão 1.2. Para mim, sem sombra de dúvidas, é o melhor sistema de gestão de websites e blogs do mundo. Não deve ser à toa que é o mais popular. Atualmente, é tão simples instalá-lo e configurá-lo que acho que até minha avó é capaz de fazê-lo. =)

A comunidade brasileira é bastante ativa e comprometida. Há bastante documentação sobre ele em nosso idioma, facilitando ainda mais o trabalho para os iniciantes. Também há milhares de temas gratuitos disponíveis e temas pagos a preços bem acessíveis. Meu site favorito para compra de temas para WordPress é o Theme Forest, onde é possível encontrar ótimas opções à partir de US$ 20,00.

15. Mailchimp (Grátis para até 2000 assinantes)

E-mail marketing é uma excelente ferramenta de comunicação com clientes. Eu o utilizo para anunciar as novidades sobre a empresa, apresentar clientes (novos e antigos), divulgar eventos e, claro, promoções. É possível, também, incluir um formulário em seu site e até mesmo no Facebook, para que as pessoas se cadastrem para receber informações sobre a empresa, criando assim, um banco de dados de assinantes.

Para os leigos de plantão, uma boa notícia: o Mailchimp possui uma extensa biblioteca de modelos (templates), desde boletins informativos, até promoções e campanhas de Natal e Fim de Ano. Com seu simples editor de textos, basta clicar, arrastar e soltar para ir adicionando as informações e criar campanhas bem bacanas! Também é possível comprartemplates para E-mail Marketing no Mailchimp.

16. Hootsuite (Grátis para até 5 perfis)

Redes sociais como Facebook, Twitter e LinkedIn, são ótimos canais para se relacionar com seus fãs, clientes, formadores de opinião e evangelistas. Dependendo da quantidade de atenção e da qualidade do conteúdo que você oferece, sua empresa poderá se tornar tão ou mais popular quanto seu concorrente, mesmo que ele seja uma empresa grande.

Para gerenciar tantos canais ao mesmo tempo, o Hootsuite é uma das melhores opções do mercado, permitindo cuidar de todos os perfis de sua empresa em uma só interface, além de oferecer funcionalidades como agendamento de publicações, monitoramento de palavras-chave (o que é muito útil para criar interação com o público) e até mesmo gerar relatórios de resultado, muito úteis para suas estratégias de marketing e vendas.

17. Skype (Grátis)

Por último e não menos importante, uma das ferramentas que mais utilizo em meu dia-a-dia. Uso o Skype para me comunicar com meus colaboradores, sócios, parceiros, clientes e fornecedores. Também o utilizo bastante para reuniões e videoconferências, individuais e em grupo. Converso bastante com pessoas de outras cidades e até mesmo de outros países. Simplesmente não consigo imaginar a minha vida sem ele!

Bom, pessoal! Esse foi o meu primeiro artigo no blog e espero que vocês tenham curtido. Vale lembrar que há diversas ferramentas similares no mercado e vocês devem escolher aquelas que vocês se sentem mais confortáveis.

Convido você, gestor de um espaço de coworking ou mesmo de uma empresa de outro ramo, que está lendo esse artigo, a participar e me contar quais ferramentas você utiliza diariamente. Compartilhe-as abaixo nos comentários, conte como as utiliza e ajude a tornar essa lista ainda mais extensa e rica!

[via Tudo Sobre Coworking]

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About The Author
Cadu de Castro Alves
É sócio-fundador do BeesOffice, o primeiro espaço de coworking do Rio de Janeiro e quarto do Brasil. Também organiza eventos de empreendedorismo e tecnologia, como Geeks On Beer, Geeks On Mocha Hackathon e WordPress Meetup Rio de Janeiro.